企画段階から情報を共有する3つのメリット

freeeでは、さまざまな施策を企画やデザイン構築の段階から広く共有するようにしています。社外に向けたプロジェクトだけでなく、人事制度をはじめとした社内制度も含めてです。

以前、人事レビュー制度を初めて導入した際に、決定事項に対して社内から多くの不満が出ました。それを反省して、制作途中の段階から共有することにしたのです。とはいえ、制度改定に関してはいきなり全メンバーに共有するのではなく、案ベースの段階でマネージャー陣に共有し、調整をした後に共有しています。

施策を途中段階で共有することで、

メンバーから多くの意見をもらうことができる
制度やプロジェクトの意図を誤解なく伝えることができる
「施策に参画している」というオーナーシップが得られる

という3つのメリットがあると考えています。

また、意見を出す側も、自分の意見が尊重されていることを実感でき、チームや会社との一体感を得られるはずです。共有手段には、G Suiteなどのクラウドサービスを使っています。
オンライン上でいつでもアクセスできるクラウドサービスの長所によって、意見交換はとても活発です。企画やデザインの資料や議事録には、同じメンバーだけでなく、他のチームからもたくさんコメントがきます。

コメントがたくさんついた企画書を、中途入社研修でそのまま公開したこともありました。コメントによって、決定までの議論もシェアできるので、初めて企画書を見た人でも納得感を得られやすい、という利点もありますね。

意見を出しやすくするための工夫として、品位のない書き込みをする人には適切にフィードバックをするようにしています。こうした、安心して発言がしやすい「心理的安全」の構築が、活発な意見交換を促すことにつながります。