オンライン会議で会議力を底上げする「GATの原則」

Point1: GOALを明確に

会議を始める前に、まず「その会議で何が決まればOKなのか」というGOALを明確にしておきます。GOALを決めた後、会議参加者に事前に共有して、認識を揃えてましょう。「何を決めるか」という目的が揃っていないと、参加者は何で呼ばれているかわからず会議へのモチベーションが湧きません。また、会議が始まってからGOALを説明しても時間を無駄にしてしまいます。必ず事前に明確なGOAL決めて、共有しておきましょう。

Point2:事前にAGENDAを立てる

AGENDAとは「議題」。GOALから逆算して「何について、どの順番で話すか」を事前に設計しておきましょう。これもGOAL同様、事前に参加者に共有しておくと、よりスムーズに会議が進みます。

オンラインMTGで使うビデオ会議ツールは、ビデオ画面の横にチャット機能がついていることが多いです。そこにAGENDAを記載した上でコミュニケーションを進めると、議論がそれたときにいつでも立ち返ることができます。

株式会社AbemaTVのオンライン会議では、議題ごとに決定事項と納得度の確認をしています。相手の表情やリアクションがわかりにくいオンライン会議ではこの確認が有効で、1つひとつの議題で「こういうことが決まりました。これで大丈夫だよね」という問いかけをなるべく大きな声で行うようにしているそうです。全員の理解が大事なので、時には「〇〇さんOKですか」と確認をとることも大切です。

Point3:TIMEへの意識を強く持つ

TIME（時間）について意識すべきことは、開始時間と終了時間を守ること。

まずは開始時間。人を待つのも、待たせるのも大きな時間の損失です。会議が始まる5分前には準備を始めて、時間ぴったりに始められるようにしましょう。

そして、終了時間。議論が活発化されると、自然と議題が後ろにずれ込んでいき、終了時間が伸びてしまいます。残り5分になったタイミングで、どれだけ議論が白熱していても一旦話を中断し、残りの議題を話す会議の日程調整など、「次のアクション」を決めて、会議を終了させましょう。

ビデオ会議ツールZoomの個人アカウントには、使用時間の制限があり、終了時間が迫ると、画面上にタイマー表示がされます。時間が来ると、強制的に画面が閉じるので、参加者全員が時間への強い意識を持つことができます。Zoom以外のツールを使う場合は、同時にタイマーアプリの画面を表示し、常に参加者が残り時間を見られるようにするといいでしょう。