自由な発想を促進する「非画一的なMTGスペース」

このアクションの目的は…

働き方の自由度が少しずつ増す状況でも「行きたい」と思えるオフィスを創ること
自由な発想が出やすいMTGスペースを創ること
生産性を高めること

このアクションの実践方法は…

弊社は現在、応接室・ソファスペース・お座敷スペースの3か所のMTGスペースを確保しております。

比較的MTGの機会が多い組織のため、現在のオフィスへ移転する際の1つの重要な条件が、来客スペースとMTGスペースを確保することでしたが、あえて3か所3様のスペースとし、各スペースの利用に際して以下のようにルールを設定しています。

応接室

来客優先。予約必須。個人作業は原則不可。

ソファスペース

予約必須。MTG優先の前提で、予約をしていれば個人作業での使用も可能。

お座敷スペース

予約必須。個人作業は原則不可。予約がなければランチやシエスタでの使用も可能。

ルールを設けたうえで、内容や参加メンバーによってMTGの開催場所を選択できるようにしています。
（シエスタについては、別のACTION事例で紹介しておりますので、ぜひご覧ください！）

実践するときのマネまねPoint

・既成概念にとらわれず、自由な発想でトライする

働き方の自由度が増す現状において「今までこうだった」「ほかの会社ではこう」という既成概念にとらわれず、何を大事にするのかという位置づけを明確にした上で、自由な発想でトライしてみることが重要だと思います。弊社はオフィス移転の際に【生産性】をテーマに構想しており、発展途上ではありますが、今までにはなかった「ソファ」や「お座敷」に挑戦してみています。どんな小さなことでも自由に発想してトライすることで、次への改善点も見えてきます。・ルールを明確にする全員で使う場所ですので、最低限のルールを明確にする必要があります。ガイドラインとしてルールを設定することで、譲り合って使用している様子も見受けられますし、よりよい利用方法が見えてくると感じています。

チームがこんなに成長しました！

「ながら相談」の減少で、生産性向上・関係性強化

弊社はMTGの機会が多いですが、MTGに加えて「ちょっとした相談」も多く発生します。この「ちょっとした相談」が「ながら相談」になることもしばしばありましたが、MTGスペースが確保されたことで、今対応している仕事を一度横に置いて、場所を変えて、「ちょっとした相談」に当事者全員が集中できるようになったと感じています。メンバーや相談内容に応じて、使いやすい場所、集中しやすい場所に移動して話をしている機会が非常に多くなりました。結果的に、生産性向上や関係性強化にもつながっていると感じています。

メリハリをつけた働き方の促進

弊社は、昼休憩の時間が明確に決まっておりませんので、各自がタイミングのいいときに休憩を取っていますが、同じタイミングで休憩を取っているメンバーがお座敷スペースでランチをする機会も増えました。また、仕事スペースを離れて休憩を取る人も増え、仕事をするときはする、休みときは休む、というメリハリをつけやすくなっているように感じています。

シエスタをしているメンバーもいるなど、決められたルール（ガイドライン）のもとで、個人のペースや働き方が尊重される1つのきっかけになっていると思います。