【Teamwork Sessionレポート】 離職率55から0%へ！共通言語でチームを1つにする“カルチャーコード”戦略とは？

Wevoxの活用事例を学び合うユーザー参加型イベント「Teamwork Session」。今回は、ファンタラクティブ株式会社の中村 泰高さんにご登壇いただきました。100%リモートワークである同社では、どのようにして組織カルチャーを作り上げてきたのでしょうか。これまでの多彩な施策の内容をお話しいただきました。

本日のテーマは「離職率55から0%へ！組織カルチャー形成の秘訣とは？」です。どうぞよろしくお願いいたします。

ファンタラクティブのデザインマネージャーを務めております中村と申します。ファンタラクティブへの入社のきっかけは、大学の同級生だった弊社代表の井村と約10年ぶりに再会したことです。ちょうど今から5〜6年前の出来事ですが、前職でカルチャーづくりをしている中で、自分の思想とそれを実際に試すまでに時間がかかっていたため、小さな組織から組織づくりをしてみたいと考え、入社を決めました。

ファンタラクティブは2014年に創業し、今年でちょうど10期目を迎えました。ユーザーファーストのサービスをお客さまと共に考えながら作るデザインとエンジニアリングの会社で、「ユーザーの声を全ての企業に届ける」というパーパスを掲げています。弊社はユーザー体験にフォーカスしてサービス開発をしているので、体験を軸にお客さまに共有していきたいという想いを反映したパーパスとなっています。また、ユーザー体験について日々考えると同時に、従業員体験を重視している企業でもあります。

弊社の特徴は働き方が柔軟な点です。右側中段に「週1〜週5、選べる勤務日数」と書かれているとおり、弊社では週3日から正社員登用が可能です。ちなみに現在は週3勤務が3名、週4勤務が2名で、ほとんどが週5業務ですが、なかなかユニークな仕組みなので私自身も入社時に驚きました。全国各地にメンバーがおり、現在ではカナダのモントリオール在住のメンバーもいます。さらにメンバーの1人がヨーロッパに引っ越す予定なので、今後は海外在住メンバーが増えていく可能性がある企業です。

この点についてはnoteでもたくさん発信しているので、もしよかったらご覧いただいて、「いいね」をつけていただけると嬉しいです。

メンバー全員で取り組んだ「共通言語ワークショップ」

今回のテーマにもある離職率についてですが、これは弊社の離職率のグラフです。7期は非常に苦しく、55.56%という数字が出ていました。

カルチャーづくりのアクションをし続けて組織がどう変化していったかについては、この3年間の時系列をグラフにギュっとまとめています。ご覧のとおり、売上は順調に伸び続けています。離職率の高い時期は本当に営利が少なかったのですが、現在は数値もだいぶ改善していますし、扱っている案件数も増えてきている状況です。

最初に実施したアクションは、全社員を対象としたインタビューです。私が前職の有給消化中だった2020年11月に、ユーザーインタビューの手法を使って組織に所属している全メンバーとの1on1を実施しました。結果としては、いいところがたくさん見つかった反面、社長の愛が伝わっていないという課題が見つかりました。

また、メンバー自身が課題を抱え、会社としての価値提供というよりは個々がお客さまに向き合っている状態でもありました。インタビューの中には、「社長の井村が取ってきた仕事を手伝っているような感覚」という発言も出てきていたので、ここは改善が必要な課題だと実感しました。ここに対して変化を作れば、会社としてお客さまに提供価値ができるような仕組みに繋がり、組織が前進するという気づきも得ました。

このインタビューの結果は、社長にそのままフィードバックとして伝え、社長の言動や振る舞いが組織にもたらす影響は想像以上に大きく、対当なコミュニケーションは簡単ではないことを説明しました。

これについて良かったのは、社長自身がとてもいいリアクションをしてくれたことです。私のフィードバックを真摯に受け止めてくれただけでなく、Slack上で自身のスタンスを改めることを全体に向けて告知してくれました。この頃から、メンバーに向き合うマネージメントの領域でも1on1の仕組みを導入しています。社長自身がメンバーに対して愛を持って接すると決めてから、実際にこの3年間は実践できているなと感じるので、ここが1つのターニングポイントだったなと思います。ただ、社長が姿勢を改めてくれたという点では前進しましたが、メンバー全員が共通認識を持ちながら、企業としての価値を提供していく必要もあったので、ここから次のアクションを設定しました。

そこで始まったのが「共通言語ワークショップ」で、2ヶ月の間に2回に分けて開催しました。リモートで議論するには3人がちょうどいいと思い、人数は3人1チームに設定し、仕事をする上で大事にしたい思いや考えを議論して「カルチャーコード」に落とし込んでもらう場を設けました。カルチャーコードというワードにしたのは、形骸化した印象を避けたかったのと、私の中に「オリジナルのワードの方が愛着が湧きやすくなる」という仮説があったため採用しました。

実際にみんなを巻き込む時に使用した資料がこちらです。個人の専門性や意思を尊重しつつ、要求するのではなく共感してもらえるような提案をしました。先ほども述べたように、目標は共通言語を作って共感を生み、会社としての提供価値を高めていくといった内容が含まれています。

各チームから提案資料を提出してもらった後は、1回目のアンケートを集計し、みんなの所感や気持ちを全体に共有しました。客観的な数字を共有することで、みんなが考えた内容だという意識が高まると考えたからです。このみんなの意見をベースに2回目のブラッシュアップ案を提案してもらい、最後にもう1度、カルチャーコードに入れる・入れないを2択で回答してもいました。社長と組織のずれが生まれてしまうと意味がないので、そこから人気の高かったものを数値として出し、社長が最終ジャッジを行う形式を取りました。

最終的に残った6案はこちらで、キーワードをベースに、意味合いなどはその後みんなで細かくチューニングしています。辞書のような形式で定義されているので、振り返りやすい内容になっているかと思います。

また、このアクションには、みんなで考えていることと社長が考えていることをうまく交差させるという狙いもありました。実際に、周囲のメンバーのことを考えてアイディアを出すことで視座が上がりましたし、決裁者の悩みに触れる機会も生まれました。結果として、共通言語によってお互い大義を持ってフィードバックし合える関係が構築できています。

カルチャーコードの中に「常に自由に話しやすい雰囲気を作ろう」というものがあるのですが、このアクションによって「こういう決定をすると常に自由に話しやすい雰囲気に繋がらないのでは？」といった議論をしやすくなり、大義名分を持って接するコミュニケーションが可能となりました。

5つの戦略でカルチャーコードの風化を防止

次に、カルチャーコードを忘れて意識しづらくならないよう、浸透戦略をスタートさせました。

戦略内容を簡単にカテゴライズをすると、「ビジュアル戦略」「カルチャー行動を軸にした策の展開」「振り返り文化の醸成」「カルチャー推進室の組成」「カルチャーワークショップの定例化」の5つに分けられます。

私はデザイナーですので、ビジュアル戦略では視覚伝達にこだわっています。時間がない中でもこういうネタみたいな画像をたくさん作るようにしていますね。右下にあるキャップなんかは、デザインを入稿して販売できるサイトを利用して自社グッズを勝手に作り始めました（笑）。カルチャーコードのキャップも作りましたし、身につけられるものでどんどん浸透できないかと工夫を続けてきました。

簡単なものではSlack用のスタンプをたくさん作りました。スライドの中には関係ないスタンプも含まれていますが、基本的にはカルチャーコードに沿ったスタンプがほとんどです。「ありがとう」という言葉だけでも人によってその軽さや重さは異なると思いますし、ニュアンスを伝える時に多少ビジュアルの調整があってもいいかなということで、簡単に使えるスタンプを複数用意しました。

浸透戦略の2つ目は「カルチャーコードを軸にした施策の展開」です。カルチャーコードの1つである「技術と思想を共有しよう」は、案件共有会という施策に昇華されています。クライアントワークに従事していると、そのプロジェクトに入っている人だけしかノウハウが得られません。組織として成長していくにはみんなで経験値をきっちりとシェアしていく仕組みが必要ということで、この案件共有会が生まれました。共有会は、出来事や課題になったこと、解決の具体例などを共有し、お互い学びを深める場として役立っています。副次効果として、メンバーが今何をやっていて何に苦しんでいるのかを知るきっかけにもなっており、長年続いている施策の1つです。

共有会で使用したスライドはこのように保存されていくので、後から入ってきたメンバーも、どういうことが起きたのか、どういう案件が進んでいるのかをキャッチアップしやすい仕組みになっています。

カルチャーコードの中に「最大船速」「常に自由に話しやすい雰囲気を作ろう」というコードがあるのですが、最大船速の方だけ補足しておくと、これは目先の利益ではなく長期の利益を目指すという考え方を反映したものです。船は1人では動かせないので、船の速度を上げるためにはその船に乗っている全員の能力を上げることが必要だという意味合いが含まれています。この2つの思想からオンボーディングプロジェクトと呼ばれるものが生まれました。

後から入社するメンバーが一番大変であることは間違いないので、この施策では、やることをリスト化して本人とのコミュニケーションを担保し、入社前と入社後でギャップがないかを定期的に確認するような仕組みを取り入れています。それだけでなく、必ず既存の社員メンバーのバディをつけて、ToDoリストと、入社される方の1週間のスケジュールをチェックするようにしています。ギャップについては、入社から1週間後・1ヶ月後・3ヶ月後にKPT形式で振り返りアンケートに答えてもらい、その内容を基に新しいメンバーとオンボーディングチームで少しずつ体験のブラッシュアップを行います。

先に少し振り返りの話をしましたが、浸透戦略の3つ目は「振り返り文化の醸成」です。とにかくいろんなところで振り返りを行いつつ、カルチャーコードを制定した後の2021年4月からは、カルチャーコードを意識できているかを数値にして平均化するような振り返りも実施しています。数字を定量的に表記することにより、自分たちが作ったものがどう扱われていて、みんなどう感じているのかを客観視できるので、ユーザーの声を拾うという視点でもアンケートは大事だと思います。

既存の社員メンバーをバディとしてつける目的は、既存社員との繋ぎみたいな役割を担ってもらうことです。しかし、リモート環境ではその繋ぎが非常に難しく、その中で予定の調整なども必要だったので、バディの負荷が高かったんです。そのため、解決策として「好き嫌いマトリックス」と「大歓迎おやつタイム」という新しい仕組みを作りました。

好き嫌いマトリックスは、好きなもの嫌いなもの、得意なこと苦手なことを示すアイコンを自由に並べて自己開示してみましょうというワークです。これは私の好き嫌いマトリックスですが、例えば右側にあるように、「美術と体育が得意でインドア派」ということがすぐに分かっていただけるかと思います。一度フォーマットを作ってしまえば後は簡単ですし、コミュニケーションの接点を拾いやすくなって便利ですね。

大歓迎おやつタイムは、入社時に設定する全メンバーとの顔合わせ機会です。ランチではなくておやつとなっているのは、業務時間に業務としてやってもらうためです。12時から13時の休憩時間に一緒にランチに行くことはよくあると思いますが、リモートワークなので、業務時間を取ってでもやってほしいという形にしています。入社者が多い月はミーティングのスケジュール調整が大変ですが、社内の全員と会話をしたことがある状態を作り上げることができるので非常に手応えを感じています。人数の多い会社ではなかなか難しいかもしれませんが、部署の中のみとか、工夫次第では可能だと思います。

浸透戦略の4つ目は「カルチャー推進室の組成」です。これは複数ある施策に担当者を設けて推進室で進捗を共有しながら振り返りをブラッシュアップしていくための仕組みです。時には、組織としての課題に関する解決策を相談する場にもなっています。

実際のミーティングの様子がこちらです。MeetやZoomなど様々なツールがありますが、弊社ではバーチャルオフィスにGatherというものを導入し、頻繁にバーチャルオフィスの中でのミーティングを行っています。

あとは、推進室を立ち上げたことによって生まれた施策もあって、それがこの「ばばばばでぃ」と「Mob*（モブアスタリスク）」です。デザイナーとエンジニアは連携が必須な職種ですが、お互いに対して引っ込み思案気味な部分があるので、任意のタイミングで話し合える時間を作るものが「ばばばばでぃ」です。雑談が目的なので強制的ではなく、回数や時間、話題も自由に設定できるところが特徴です。

「Mob*（モブアスタリスク）」のMobは群衆という意味で、エンジニアが集まって情報共有などを行う場として設けられました。これはメンバーの巻き込みに関する弊社の思想なのですが、「一緒に同じ組織に所属しているなら、組織カルチャーを一緒に作っていると言える」と考えていて、個々が組織に対して向き合って取り組む機会が増えるだけでも提供できる価値は上がっていくと思っています。「組織カルチャーに参加してほしい」と要求するのではなく、「すでにみんなは参加している」という前提で前向きな方向に導くことができれば、巻き込もうという意識を持たなくてもいいのかもしれません。

推進戦略の5つ目は「カルチャーワークショップの拡張と進化」です。ワークショップの良い点は、情報共有と自己開示をしながらお互いを知ることができる点で、どうすれば組織が良くなるのか、スキルがどうやったら伸びていくのかを共有できるというメリットがあります。

弊社のワークショップでは、FigmaのFigJam（左）のホワイトボードツールとGather（右）のバーチャルオフィスを併用しています。FigJamでは画面を見ながらみんなが同時にアクションを行えるので、Googleドライブで作業をするのと同じニュアンスでワークができます。また、Gatherはエリアを移動すると個室に入れる仕組みがあって、プレゼンテーションエリアや各チームの部屋などに分けて利用しています。実際にメンバーがどこにいるのかが分かりやすく、リアルに近い状態のワークショップができるのでお勧めです。

ここからはワークショップについて具体的にご紹介します。上のスライドは2022年に通しで実施したワークショップです。弊社の6個のカルチャーコードを前期と後期に分けて、毎月1個ピックアップして掘り下げていく内容となっています。流れとしては、個人ワークの後にチーム内で発表し、それについてみんなで考察ワークを行った後、全体にチームの考えを発表する形です。

これは「常に自由に話しやすい雰囲気を作ろう」というカルチャーコードに対して、否定的な意見を述べる時にどんなことに気をつけているかについてチームで考えてもらった時のものです。様々な提案や解決策、他社さんの事例などを全体に共有しながら認識を深めていくことができています。また、カルチャーコードの振り返りを行うことにより、既存のコードの文章をよりチームに特化した文章にアップデートすることもあります。

このように、2022年のワークショップはキーワードに対する振り返りがメインで、認識を揃えるという意味ではとても効果的でしたが、時間はかけたけどアウトプットは何も出てないという問題がありました。それはそれで不満につがるかもしれないということで、2023年はアウトプットに重点を置いたワークショップを開始しました。

2023年のワークショップでは、Notionでカルチャーイシューというワードで定義し、今ある問題について各チームが「じゃあこの問題はうちのチームで取り組むね」と問題を拾って解決する仕組みを採用しています。2022年は毎回チームを入れ替えていましたが、今年のワークショップは3ヶ月に1 回チームを入れ替えるので、3ヶ月間同じチームでワークをすることにより、重たい問題にも対応できるようになりました。また、Notionを使うのが難しいと感じるメンバーもいたので、Notionの熟練者から教えてもらうためのワークショップも設けました。

実際のアウトプットにはGAS（Google Apps Script）を利用したと書いていますが、案件共有会がある度にスライドを準備するのは大変なので、スライドをフォーマット化して自動で生成する、

案件共有会の予定を読み込んでGoogleドライブ上にファイルを作るといった仕組みをエンジニアさんが作ってくれました。ファイルが出来上がった後は自動的にSlackで告知もしてくれるので、とても便利です。以上がカルチャーコード浸透戦略に関するご紹介でした。

組織に必要なのは「愛」を持って接すること

次に、組織に必要だと思うポイントをご紹介します。まず、「社長をいじる、決裁者をいじること」はとても大事だと考えています。スライドの左側の画像は初心者、右側はベテランによって編集されたものですが、弊社では、社長が取材を受けた時の画像が出たら、デザインチームがこぞってその画像をデザイン研修の素材として使用します。ただ遊んでいるのではなく、「反射はこうやってつけるといいよ」などといったデザインのアドバイスも行えますし、メンバーが社長をいじる＝社長との距離が近いことのバロメーターだと思うので、愛を持っていろんなところで社長をいじることを意識しています。

なぜこれを行うかというと、決裁者は孤独だからです。ですから、決裁者が孤独だということを理解して、周囲がいかに盛り上げるかが重要なんです。また、社長をいじれるような親しみがあれば、自然と話も聞きやすくなります。逆に言えば、決裁者・社長の皆さんは、メンバーとの距離が近くなるようなコミュニケーションしていくことが大事かと思います。

2つ目のポイントは「効率と愛」です。効率化を求めないといけない一方で、愛情も非常に大事です。合理主義に傾くとどうしても愛情が欠けて見えてしまうので、そういった部分に気をつけています。弊社にはHappy Birthday Botというものがありまして、このBotの裏側では妖精さんと呼ばれる役割の人たちが、一生懸命にメンバーの誕生日を祝うメッセージを考えてくれています。あくまでも妖精さんなので、中に人はいないという世界観です（笑）。組織カルチャーによって変わるかとは思いますが、組織として愛情を追求することは常に意識しています。

3つ目のポイントは「継続」で、施策やアクションを途中でやめるリスクを考える必要があります。終わった施策は最出発が難しく、「それ、前にもやったんだよね」と言われてしまうと、せっかくやる気があって、もしかしたら成功していたかもしれない人の意欲まで下がってしまう可能性もあります。明日のアイディアや道筋を潰してしまうことがないよう、施策を終了する時には明確な意思とやめる理由をしっかりと掲げる必要があると考えています。

今回はアンケートについて詳細を説明したので、弊社とWevoxは相性がいいんじゃないかと想像された方もいらっしゃるかもしれませんが、弊社ではエンゲージメントサーベイとカスタムサーベイの2種類を使っています。エンゲージメントサーベイはデフォルトの機能をそのまま使わせていただいていて、こちらも数字化して共有する面でとても役に立っています。職種ごとに数値が出るので、マネージャー同士での共有も簡単でとてもお勧めです。先ほどお話ししたカルチャーコードのアンケートなどは、全てカスタムサーベイで実施しています。Googleフォームのアンケートの場合、無記名投票だと誰が回答して誰が回答していないのか分かりませんが、Wevoxでは個人を特定しなくても回答済みか未回答かが分かるので、非常に便利だなと感じています。

最後に少し告知ですが、弊社では一緒に働くメンバーを募集中です。もちろん、DXパートナー事業部として、開発デザインのご相談もお待ちしております。組織デザインや組織開発について、実際に私がクライアントワークで入っていくようなことも可能ですので、必要であればぜひご相談ください。

代表の井村と私は2021年から毎週ラジオを配信しています（Spotify/Podcasts）。録音した音源をそのまま流しているので聞きづらい部分もあるかもしれません。また、最初の方は自信がなくてボソボソと喋っている感じがあるので、もし聴いていただける方がいらっしゃったら、後半ぐらいから聴いていただければと思います（笑）。本日はありがとうございました。

編集部コメント
カルチャーコードの策定から浸透戦略まで、全ての取り組みが楽しそうな雰囲気で行われているのが伝わってきました。真似できそうな部分があればぜひ取り入れてみてください！