自走を目指す組織開発における「事務局」の重要性【Weコラム-みんなで考える組織づくり- #10】

このコラムでは、Wevoxやエンゲージメントをテーマに、これまで私達が蓄積してきた知見や考えを皆さんに伝えます。ぜひ、チーム作り・組織作り・組織開発の際の参考にしてください！

Wevoxカスタマーサクセス/Engagement Run!Academy講師の平井です。

組織づくりに向き合う中で、『自走する組織（会社）をつくる』という命題に向かって動いていると、「自走すると、事務局の仕事は減っていくよね」「あとは、基本は現場に任せていくので、事務局は見るだけだね」という感覚になる人たちもいらっしゃいます。

しかし、事務局は自走を進めていく上でとても重要な存在であり、むしろ事務局にしかできない役割を認識していくことが必要だと考えています。

自走ができない会社は、事務局に火種が不足している

私たちはよく、「組織の改善活動は、どこかに火種が存在しなければ絶対に前に進まない」という話をします。

特に、今まで「組織づくり」と言うテーマについてあまり考えてこなかった会社は、新しい『自分たちのあり方』を考えるところからスタートしなければならないので負担は大きいですし、中心となって進めていく「誰か」の存在は欠かせません。

経営層の方々も、もちろん組織活動を推進していく役割を果たす必要がありますが、現場の方々が見ているのは、むしろ社内で活動を始めている事務局や、人事がどのような態度でこのプロジェクトに関わっているのか、という部分だと思います。

例えば、オフラインイベントをする時、私はそこでファシリテートをしている事務局の人たちの様子をよく見ますが、気持ちが入っている人と入っていない人では、明らかに会場の空気に差が生まれます。

本当に組織を変えたいと思っている人は、話し方に熱が入るので、周りで聞いている人たちも「お！？」という顔をして話に入っていきます。一方で、やらされ感で動いている人は、そのイベントの脚本や台本を棒読みしていることが多々あります。その時は、イベントに参加している人たちも、どこか他人事で話を聞くことになってしまうのです。

事務局から言うのか？第三者から言うのか？

もう一つ、人事や事務局の方々が外部のセミナー講師や社外のコンサルタントより優っているのは「信頼貯金」があるということです。

皆さんは、ネガティブなことを伝えなければいけない時に、外部のセミナー講師や社外のコンサルタントに伝えてもらいますでしょうか？それとも自分たちで伝えますでしょうか？

例えば、3回連続のセミナーの中で、前回宿題として出したことを全くしてこなかった方々がいます。「挨拶活動をします」と宣言をしたにもかかわらず、次の回で確認をすると「何もしていません」と言う返事が来てしまった、というようなパターンです。

もちろん、そのままにはしておけません。その方々に対して事実を伝え、なぜそれができなかったのか、また今後どのような改善を行っていくのかということを考えてもらうように促さなければいけません。

第三者である外部のセミナー講師がそのような指摘をする事は、かなり難しい部分があります。というのも、指摘を受けた側に対して、「この人たちは外から勝手にやってきて、自分たちの職場がどのぐらい忙しいのかも全く知らない癖に注意をしてくる」というようなマイナスの印象を与えかねないからです。

これが、先ほどお伝えした信頼貯金の話に繋がります。信頼貯金は、その人や会社が過去にどのような行動を行ってきたのか、そして、そこから予想される未来の状態は記憶によって決まってきます。どんなに論理的に正しいことを言っていても、その発言をしている人との思い出がなければ、その言葉は薄っぺらいものになってしまうのです。内部の人たちが同様の注意を行っても、そこには信頼貯金がありますから、外部のセミナー講師の言葉よりは響くことでしょう。同じ指摘・注意でも、信頼貯金によって受け手にとっては全く違った印象を与えるのです。

意識してほしいこと（4点）

これらのことを踏まえて、ぜひ事務局の人には以下の4点を意識してエンゲージメント推進活動を行っていただきたいと感じています。

自分自身が自走の見本を見せること

まずは、会社の中で1番強く意識を持ってこの会社を自走させようとする姿勢を見せることが大切です。実際に自走できるかどうかは置いておいて、少なくともその姿勢や態度を見せることは、現場の空気感を変えることに繋がります。

耳が痛い話を自分の口から伝えること

誰しも「誰かに注意すること」はできればしたくないでしょう。しかし、正しいことは正しいと言わなければいけないし、間違っているところは改善してもらうことが必要です。そうすることで組織は少しずつ良くなっていきます。ですので、その痛みを覚悟した上で、ご自身の口でそれを話すことができるようになっていただきたいと思っています。