テキストコミュニケーションとは？意味や定義をわかりやすく解説

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テキストコミュニケーションとは

テキストコミュニケーションとは、文字を用いたコミュニケーションのことを指します。メールやチャット、SNSなど、さまざまな形式で行われています。企業においても、従業員同士や上司・部下間でのテキストコミュニケーションが日常的に行われています。

企業におけるテキストコミュニケーションの定義

企業におけるテキストコミュニケーションとは、社内外でのメンバー同士のコミュニケーションにおいて、文字を使用して情報や意見を伝えることを指します。具体的な形式としては、社内メールやチャットツール、公式SNSなどが挙げられます。

それぞれの定義の説明

社内メール：社内の連絡事項やプロジェクトの進捗報告などをメール形式でやりとりするコミュニケーション手段です。
チャットツール：リアルタイムでのコミュニケーションが可能なツールで、部署内やプロジェクトチーム間でのコミュニケーションに利用されます。
公式SNS：企業が運営する公式のSNSアカウントを通じて、顧客やパートナーとのコミュニケーションを行います。

人事領域におけるテキストコミュニケーションの意味

人事領域におけるテキストコミュニケーションとは、人事部門やマネージャーが従業員とのコミュニケーションにおいて、テキストを使用して情報の伝達や意見の共有を行うことを指します。具体的な例としては、社内メールやチャットツールを活用したコミュニケーションがあります。

テキストコミュニケーションが注目される背景

近年、テキストコミュニケーションが注目されている背景には、以下のような要因があります。

リモートワークの普及：COVID-19の影響で、多くの企業がリモートワークを取り入れるようになりました。そのため、非対面でのコミュニケーション手段としてテキストコミュニケーションの重要性が高まっています。

コミュニケーションの円滑化：テキストコミュニケーションは、従業員同士や上司・部下間での情報共有や意見交換をスムーズに行うことができます。円滑なコミュニケーションはチームの連携を強化し、業務の効率化にも繋がります。

テキストコミュニケーションが必要な理由やメリット

テキストコミュニケーションが必要な理由やメリットは以下のようになります。

メンバー間のコミュニケーション効率化：テキストを使用することで、相手の都合に合わせてコミュニケーションができます。また、重要な情報や意見を文字で記録することで、後から確認や検索がしやすくなります。

コミュニケーションの記録・共有：テキストコミュニケーションは、会議の議事録や業務の進捗報告など、重要な情報を残す手段としても活用できます。記録された情報は、従業員全体で共有しやすくなります。

沈黙の融通性：テキストを使用することで、タイムラグがあるコミュニケーションや、複数の人との同時にコミュニケーションが可能となります。これにより、忙しい時や緊急の場合でも、リアルタイムのコミュニケーションを図ることができます。

テキストコミュニケーションの調べ方や指標

テキストコミュニケーションの効果を測るためには、以下のような指標を活用することが有効です。

それぞれの指標の説明

メールの達着率や返信率：社内メールの達着率や返信率は、コミュニケーションの円滑度を示す指標となります。未読や未送信のメールが多い場合、情報共有や意見交換が滞る可能性があります。

チャットの活用状況：チャットツールの活用状況は、チーム内でのコミュニケーションの頻度や内容を把握するための指標です。チャットの利用履歴や参加率などを分析し、コミュニケーションの活性化に繋げる施策を考えることができます。

テキストコミュニケーションの改善策や施策

テキストコミュニケーションを改善するためには、以下のような施策を検討することが有効です。

コミュニケーションツールの見直し：現在使用しているコミュニケーションツールが適切なものかを評価し、必要に応じて見直しを行います。従業員が使いやすく、円滑なコミュニケーションが行えるツールを導入することが重要です。

コミュニケーションガイドラインの整備：従業員が適切なテキストコミュニケーションを行うためのガイドラインを作成し、周知徹底します。例えば、メールの件名や本文の書き方、チャットでのコミュニケーションのルールなどを定めることで、コミュニケーションの質を向上させることができます。

まとめ

テキストコミュニケーションは、企業のコミュニケーションにおいて重要な役割を果たしています。特に人事領域においては、従業員とのコミュニケーションの円滑化や情報の共有を促進するために、テキストコミュニケーションを活用することが求められています。テキストコミュニケーションの意味や背景、必要性やメリット、さらには改善策や施策について理解することで、エンゲージメントの向上やチームの連携強化につなげることができるでしょう。