職務分掌とは？意味や定義をわかりやすく解説

職務分掌とは

職務分掌とは、組織内で各個人の役割や責任を明確にすることです。

企業における職務分掌の定義

企業における職務分掌とは、各メンバーが担当する業務内容や職務範囲を明確にすることです。それぞれのメンバーには特定の仕事や責任が与えられ、その役割を担うことになります。

それぞれの定義の説明

• 業務内容: メンバーが担当する具体的な業務や作業の内容です。例えば、営業、財務、人事などが含まれます。

• 職務範囲: メンバーが担当する業務の範囲や領域です。例えば、営業担当が担当するエリアや顧客の範囲などが含まれます。

人事領域における職務分掌の意味

人事領域における職務分掌は、人事部門に所属するメンバーが担当する具体的な業務や責任を明確にすることです。人事部門では、採用、教育・研修、労務管理など、さまざまな業務があります。職務分掌を行うことで、各メンバーの役割や責任を明確化し、業務の効率化や円滑な連携を図ることができます。

職務分掌が注目される背景

近年、職務分掌が注目される背景には、以下のような要因があります。

• グローバル化による業務の複雑化: グローバルなビジネス環境の変化により、業務の内容や範囲が複雑化しています。職務分掌を行うことで、各メンバーが適切な役割を果たし、業務の効率化を図ることが求められます。

• チームの協調性の向上: チーム内のメンバーが、お互いの役割や責任を明確に理解することで、協調性が向上します。職務分掌を行うことで、チーム全体のパフォーマンスを高めることができます。

• メンバーの意欲向上: 職務が明確に分担されていることにより、各メンバーは自身の役割に集中することができます。これにより、業務に対する意欲やモチベーションが向上し、成果の向上につながります。

職務分掌が必要な理由やメリット

職務分掌を行うことには、以下のような理由やメリットがあります。

• 役割と責任の明確化: 各メンバーに明確な役割と責任を与えることで、誰が何を担当するのかが明確になります。これにより、業務の重複や漏れを防ぐことができます。

• 業務効率の向上: 各メンバーが専門的な役割を果たすことで、業務効率が向上します。それぞれが得意な分野に集中し、最大の成果を出すことができます。

• メンバー間の連携強化: 職務分掌により、各メンバーの役割が明確になると、チーム内での連携がスムーズになります。効果的なコミュニケーションや情報共有を行いながら、協力して業務を進めることができます。

職務分掌の調べ方や指標

職務分掌に関する調査や指標には、以下のようなものがあります。

それぞれの指標の説明

• ジョブカテゴリ: 各職務を一定の基準に従ってカテゴリ分けする指標です。ジョブカテゴリを設定することで、各職務の特徴や責任を明確化することができます。

• ジョブディスクリプション: 各職務の詳細な業務内容や必要なスキル・経験を示す指標です。ジョブディスクリプションを作成することで、メンバーや関係者が職務について理解しやすくなります。

• 業務管理マトリクス: 各メンバーの業務内容や責任範囲をマトリクスで可視化する指標です。業務管理マトリクスを作成することで、各メンバーの業務の重複や漏れを防ぐことができます。

職務分掌の改善策や施策

職務分掌を改善するためには、以下のような施策を取ることが効果的です。

• ロールクラリティの向上: 各メンバーの役割や責任を明確に定義し、コミュニケーションの共有を行うことが重要です。定期的なマネジメントミーティングやフィードバックを通じて、メンバー同士がお互いの業務を理解する機会を設けましょう。

• スキルマトリクスの作成: 各メンバーのスキルや経験を可視化するスキルマトリクスを作成しましょう。これにより、各メンバーの得意分野や業務可能範囲が明確になり、適切な業務の配分が可能になります。

• 教育・研修の実施: 職務分掌に基づいた教育や研修を行うことで、メンバーの専門性やスキル向上を図りましょう。また、新規メンバーのオンボーディングプログラムも重要です。

まとめ

職務分掌は、組織内で各メンバーの役割や責任を明確にすることで、業務の効率化や協調性の向上につながります。企業全体や人事部門において、職務分掌を適切に行い、メンバーの意欲やエンゲージメントを向上させましょう。

以上、職務分掌についての解説でした。ご要望や質問がありましたら、お気軽にお申し付けください。